Comment gérer un réseau de locations courte durée ?

Lorsqu'une entreprise passe de 20 à 40 logements au sein de la même organisation, elle doit adapter ses opérations.

Lorsqu'elle passe d'une agence à plusieurs agences ou entités, le problème change de nature.

Chaque entité peut avoir son équipe, son territoire, ses propriétaires, ses logements et ses contraintes locales.

En parallèle, toutes peuvent partager une même marque, certains processus, des outils et des méthodes communes.

La question n'est donc plus uniquement :

Comment gérer davantage d'hébergements ?

Elle devient :

Comment faire travailler plusieurs entités dans un cadre commun sans supprimer leur capacité d'action locale ?

C'est cette distinction qui sépare le développement interne d'une entreprise de la structuration d'un véritable réseau.

Pour l'organisation et le développement d'une conciergerie unique, sans logique multi-entités, consultez notre guide dédié à la gestion d'une conciergerie Airbnb.

Avant de choisir des outils, il faut définir l'organisation.

La tête de réseau peut avoir besoin d'une vision transversale.

Une agence ou une entité locale doit, elle, pouvoir gérer les opérations qui relèvent de son périmètre.

La frontière doit être compréhensible.

Un réseau ne peut pas fonctionner efficacement si chaque nouvelle entité doit réinventer toutes ses méthodes.

Certaines règles ont intérêt à être communes.

Cela peut concerner, selon le modèle du réseau :

• la manière de structurer certaines informations ;
• les étapes essentielles d'un processus ;
• les standards de qualité ;
• certains modèles de communication ;
• les méthodes de reporting ;
• la manière de nommer ou catégoriser certaines données ;
• les procédures utilisées dans des situations récurrentes.

Standardiser ne signifie pas nécessairement rendre chaque action identique.

L'objectif est surtout d'éviter que deux entités parlant de la même chose utilisent des définitions totalement différentes.

Plus le réseau grandit, plus cette cohérence devient importante.

Sinon, consolider les informations au niveau central devient progressivement difficile.

L'autre erreur consiste à vouloir tout décider depuis le centre.

La location courte durée reste une activité fortement liée au terrain.

Les conditions peuvent varier selon :

• la destination ;
• le type d'hébergement ;
• les propriétaires ;
• l'organisation des équipes ;
• les prestataires locaux ;
• les contraintes opérationnelles ;
• certaines pratiques propres au territoire.

Un standard national ou global ne doit donc pas nécessairement dicter chaque décision locale.

La bonne question est :

Cette décision doit-elle être identique dans tout le réseau pour préserver la cohérence, ou peut-elle être prise localement sans dégrader le modèle commun ?

Cette distinction permet d'éviter deux extrêmes :

un réseau dans lequel chaque entité fonctionne comme une entreprise totalement différente ;

et

une organisation tellement centralisée que les équipes locales ne peuvent plus s'adapter à leur terrain.

Dès que plusieurs entités travaillent dans le même environnement, savoir qui est responsable de quoi devient essentiel.

Une information peut concerner :

• le réseau ;
• une agence ;
• un hébergement ;
• une réservation ;
• une opération ;
• une équipe.

Toutes les personnes n'ont pas nécessairement besoin de travailler sur le même périmètre.

La conception de l'organisation doit donc commencer par les responsabilités avant de commencer par les écrans.

Pour chaque type d'action, il faut pouvoir répondre à des questions simples :

Qui doit la réaliser ?

Qui doit la superviser ?

Qui a besoin d'en connaître le résultat ?

À quel niveau appartient l'information ?

Que doit voir la tête de réseau ?

Que doit gérer l'entité locale ?

Cette clarification réduit les zones dans lesquelles plusieurs équipes pensent qu'une autre personne va intervenir.

Un réseau devient difficile à piloter lorsque les mêmes concepts sont définis différemment d'une entité à l'autre.

Prenons un exemple simple.

Si une agence considère un hébergement comme actif selon une règle et qu'une autre utilise une définition différente, additionner leurs résultats produit une donnée difficile à interpréter.

Le même problème peut apparaître avec :

• les statuts ;
• les catégories ;
• les périodes ;
• les coûts ;
• les réservations ;
• les opérations ;
• les indicateurs.

La consolidation commence donc bien avant le dashboard.

Elle commence par des définitions communes.

Avant de demander :

Quel chiffre affiche le réseau ?

il faut pouvoir répondre :

Ce chiffre signifie-t-il exactement la même chose dans toutes les entités ?

C'est une condition essentielle pour obtenir une lecture réellement consolidée.

Une tête de réseau a besoin d'une vision d'ensemble.

Mais une donnée consolidée ne doit pas empêcher de comprendre ce qui se passe dans une entité particulière.

Cette logique permet d'éviter qu'une moyenne réseau masque une différence importante entre plusieurs territoires.

Les opérations représentent l'un des endroits où la tension entre standardisation et autonomie devient la plus visible.

Le réseau peut souhaiter définir une méthode commune.

Mais la manière concrète d'exécuter une opération peut dépendre du logement, de la destination ou des équipes disponibles.

Prenons le ménage.

Le réseau peut définir ce qui constitue une mission correctement réalisée, les informations qui doivent être remontées ou les étapes qui nécessitent une validation.

L'organisation locale conserve ensuite la responsabilité de l'exécution selon son terrain et ses prestataires.

Le même principe peut s'appliquer à d'autres opérations.

L'objectif d'un standard n'est pas nécessairement de dicter chaque geste.

Il est de définir le niveau de résultat et d'information attendu dans l'ensemble du réseau.

Un réseau bien structuré doit pouvoir accueillir une nouvelle entité sans reconstruire son organisation à chaque ouverture.

Avant son intégration, plusieurs éléments doivent être clairs :

Plus le cadre commun est clair, moins chaque nouvelle entité doit reconstruire ses méthodes depuis zéro.

Aucun réseau ne fonctionne uniquement avec des cas standards.

Une agence peut rencontrer une contrainte locale particulière.

Un hébergement peut nécessiter une organisation différente.

Un propriétaire peut imposer une règle spécifique.

Une destination peut fonctionner différemment.

L'objectif n'est donc pas de supprimer toutes les exceptions.

Il faut plutôt pouvoir distinguer :

une exception légitime

d'une

nouvelle méthode locale créée simplement parce que le standard n'a pas été appliqué.

Si chaque exception devient immédiatement une nouvelle règle, le réseau finit par accumuler autant de processus que d'entités.

À l'inverse, refuser toute exception peut rendre le modèle impossible à appliquer sur le terrain.

Un réseau scalable doit donc être capable de conserver un socle commun stable tout en gérant les particularités qui ont réellement besoin de l'être.

Un réseau peut rapidement accumuler des outils.

Une agence utilise un fichier.

Une autre utilise son propre CRM.

Une troisième communique dans un outil différent.

Les informations sont ensuite consolidées manuellement au niveau central.

Le problème n'est pas nécessairement le nombre d'outils en lui-même.

Il apparaît lorsque la même information doit être saisie, corrigée ou maintenue dans plusieurs endroits.

Cela crée plusieurs risques :

• données différentes selon les systèmes ;
• temps passé à recopier ;
• reporting plus difficile ;
• erreurs de mise à jour ;
• dépendance à des processus manuels.

Une architecture plus cohérente cherche donc à déterminer :

quelle information doit vivre où ;

quel système doit en être la référence ;

et quelles informations doivent circuler vers les autres outils.

Lorsqu'un réseau possède déjà ses propres outils, CRM, ERP ou systèmes internes, l'objectif n'est pas nécessairement de tout remplacer.

Des intégrations, des automatisations ou une API peuvent permettre de faire circuler certaines données entre les systèmes lorsque les capacités techniques disponibles le permettent.

Si votre organisation a besoin d'automatiser des connexions vers des outils que Loomky ne prend pas en charge nativement, découvrez les possibilités de connexion Make + Loomky.

Découvrir les intégrations Loomky

Ces deux notions peuvent sembler proches parce qu'elles impliquent toutes deux plusieurs niveaux de structure.

Elles répondent pourtant à des problèmes différents.

Une franchise comportant plusieurs agences peut gérer des hébergements totalement indépendants.

À l'inverse, un seul établissement peut nécessiter une structure Multi-Unit sans appartenir à aucun réseau.

Les deux dimensions peuvent également coexister.

Découvrir la gestion Multi-Unit Loomky

Une organisation devient difficile à faire évoluer lorsque chaque nouvelle entité ajoute une nouvelle manière de travailler.

La croissance du réseau doit idéalement augmenter le volume géré sans multiplier au même rythme :

• les méthodes ;
• les définitions ;
• les fichiers ;
• les doubles saisies ;
• les exceptions ;
• les consolidations manuelles.

Cela suppose d'avoir défini suffisamment tôt :

un cadre commun ;

des responsabilités ;

une structure de données cohérente ;

des standards opérationnels ;

une logique de consolidation ;

et les espaces dans lesquels l'autonomie locale reste possible.

Le but n'est pas que toutes les agences deviennent identiques.

Le but est qu'une nouvelle entité puisse rejoindre le réseau sans obliger l'ensemble de l'organisation à réinventer son fonctionnement.

Lorsqu'un réseau se développe, la difficulté ne vient pas seulement du nombre d'hébergements gérés.

Elle vient également du nombre d'entités, d'équipes et de niveaux de lecture qui doivent travailler avec une information cohérente.

Loomky permet d'accompagner des organisations de location courte durée qui ont besoin de centraliser leur activité tout en conservant une lecture adaptée à leur structure.

L'objectif est de permettre au réseau de conserver un cadre commun sans effacer les réalités opérationnelles locales.

Pour les organisations disposant déjà de leurs propres outils, la logique d'intégration permet également d'envisager une architecture dans laquelle Loomky s'insère dans l'écosystème existant plutôt que d'imposer le remplacement systématique de chaque système.

Gérer un réseau de locations courte durée ne consiste pas simplement à ajouter des logements dans le même outil.

Il faut organiser plusieurs niveaux de responsabilité.

Une structure efficace cherche à définir :

ce qui doit être commun à l'ensemble du réseau ;

ce qui peut rester sous responsabilité locale ;

comment les informations sont structurées ;

comment les données peuvent être consolidées ;

et comment une nouvelle entité rejoint le modèle sans devoir tout reconstruire.

Trop peu de standardisation transforme le réseau en juxtaposition d'entreprises indépendantes.

Trop de centralisation peut empêcher les équipes locales de s'adapter à leur marché.

Le bon modèle se trouve entre les deux.

La croissance ajoute naturellement des logements, des équipes, des territoires et des situations particulières.

Elle ne devrait pas obligatoirement ajouter autant de nouvelles méthodes de travail.

Le rôle d'une architecture réseau est précisément de permettre à plusieurs entités de partager un socle commun tout en conservant l'autonomie nécessaire à leur activité locale.

La vraie question n'est donc pas :

Comment tout contrôler depuis le centre ?

Mais :

Qu'est-ce qui doit être commun pour que le réseau reste cohérent, et qu'est-ce qui doit rester local pour qu'il reste efficace ?

Découvrir toutes les ressources pour les réseaux & franchises